30代の転職

【転職成功事例】法律事務所の秘書から大学病院の教授秘書へ!

大学病院の教授秘書へ!

成功秘訣は?転職ビフォー・アフター

転職前の職業

法律事務所の秘書

転職後の職業

大学病院の教授秘書

前職ではどのような業務を担当されていましたか?

法律事務所の秘書

個人の法律事務所で秘書をしていました。個人とはいえ、中国にも支社があり、弁護士数は10人以上、秘書を含めた事務員も20人弱と個人事務所としては大きな事務所でした。

私がいた法律事務所では、各弁護士に専属の秘書がつくというスタイルではなく、クライアントごとに秘書が企業を担当し、各弁護士の事務のサポートをするという形でした。

例えばア行担当の秘書でしたら青山学院、アコム、等のクライアントの事務を担当します。(注意:名称は参考に記載したもので、実際のものとは異なります。)

業務内容としては各クライアントの裁判案件に関しては裁判証拠の作成、弁護士が作成した書面のチェック、裁判所への提出等裁判事務を担当していました。

また各弁護士の交通の手配なども行っていました。それとは別に、主に営業活動を行っていたボスの弁護士の様々な雑用を行っていました。

例えばクライアントに人を紹介する際のレターの作成や、会食のお店の予約等です。電話応対や来客応対も秘書の仕事でした。

転職後はどのような業務を担当されていましたか?

大学病院の教授秘書

現在は某大学病院で教授秘書をしています。

教授秘書として教授のスケジュールの管理、郵便物の管理、科の先生方からの書類を教授に取り次いだり、教授からの指示を各先生方に伝えるなどの仕事をしています。

また医学部での授業も行っているので授業のスライドの準備や学位審査の際には審査会の場所を設定したり、また教授が研究代表者となっている勉強会などでは受付も行っています。

私がいるのは国立大学なので、兼業の書類を作成して大学に提出したり、学会や出張の際の宿泊や交通の手配も行っています。その他には雑用として教授の食事を用意なども行っています。

活動データ

ニックネーム

RTさん

性別

男性

現在の年齢

39

転職活動時の年齢

37

転職活動時の応募社数

2

実際に面接した社数

1

活動を始めてから転職が決まるまでの期間

1か月

転職成功者から学ぼう!

どうして大学病院の教授秘書へ転職をしようと決断したのですか?

私は学生時代に司法試験の勉強をしていたので、就職しながらでも勉強を続けて良い前の事務所で働くことにしました。

この事務所は勉強することを応援してくれて、また仕事内容も判例を調べたり、弁護士が執筆する原稿の下準備をする等試験に役立ちそうな仕事があったので、試験の役に立つと考え就職しました。

10年勤務していたのですが、その間に司法試験はあきらめ、また10年も勤務したからもう法律関係は十分かなと思いだしたところに、ボスの弁護士が高齢による痴呆の症状が出始め、そろそろ潮時かと思い転職を決意しました。

転職成功者の3ステップ

転職を成功させた3ステップはどんなものでしたか?

思い切って転職して大成功!本当に良かった!

【ステップ1】
まずは10年近く秘書をしていたので、次の仕事も秘書が良いと考え、他の業種で秘書をしている友人たちに話を聞くことから始めました。今まで国会議員の秘書(学生時代のアルバイト)、弁護士の秘書を経験していたのでそれ以外で探すことにしました。

【ステップ2】
私が前から興味のあった今働いている大学に勤務している友達がいたので、その友達にどのようにして採用に至ったかを聞きました。

その友達から今働いている大学の求人のサイトで色々な学部が常時募集をしていると聞き、そのサイトをチェックするようになりました。

【ステップ3】
そのサイトの中で興味のある分野の募集をみつけ、履歴書を作成して送りました。

step1

【転職ステップ1】 すでに働いている友人から情報収集!

漠然と転職するかと思い、色々な転職サイトも見ていたのですが、私の場合は秘書職と決まっていて、働いてみたい大学もありました。

普通の転職サイトだと一般の会社の秘書の募集は多いのですが、大学はあまり掲載されていないため、その大学ですでに働いている友人がいたので、その友人から話を聞くことから始めました。

友人から学部によって多少の違いはあるけど、大体は働きやすい雰囲気だと聞き、この大学で働きたいという気分が高まりました。

step2

【転職ステップ2】 研究室を探した!

友人から教えてもらった大学の求人情報が載っているサイトを度々チェックするようになりました。日本一の偏差値を誇る大学ですので、求人もたくさん掲載されていました。

まだ在職中で、前に勤務していた法律事務所では、辞める2か月までには辞めることを言う必要があり、そのため勤務を始める時期が一番問題だったのですが、頻繁にサイトをチェックし、数か月後からでも勤務できそうな研究室を2か所みつけて履歴書を送りました。

step3

【転職ステップ3】 面接!

実際に履歴書を送ったのは大学の2つの研究室でした。そのうちの一つは履歴書で落ちてしまったのですが、もう一つは面接に行くことができ、勤務時期について少し難航したのですが是非にと言って頂いて現在に至っています。

求められていたことが秘書業務でしたので、10年の経験があることをアピールしました。やはり先方が何を望んでいるのかを考え、そこにフォーカスしたアピールをすることが重要だと思います。

まだ大学の研究室という普通の企業に比べて勤務時期等が少し柔軟であることも良かったと思います。

転職成功

大学病院の教授秘書へ転職して何か変わりましたか?

以前の法律事務所では弁護士は秘書がいることが当然で、秘書がやって当たり前だと思っていたことも、今の職場では何かをすると必ずお礼を言ってもらえたり、そういう精神的な部分でとても癒されます。

おそらく大学病院では教授くらいにしか秘書がつかず、他の先生方はすべて自分でされていることも原因の一つだと思います。お忙しい先生方の少しでもお役に立つように、事務的なことはなるべく迅速に処理するように心がけています。

まとめ

これから転職を目指す方へ

秘書になるためには秘書検定等が必要だと思われていることも多いですが、特になくても問題ないと思います。私の場合は経験があったので新しい職場でも業務内容に戸惑うことはなかったですが、秘書は本当に雑用係だと思います。

色々なニーズにこたえられるようには経験を積むことが一番ですが、基本秘書がつくような人たちは忙しい人が多いので、一度言われたことは必ずメモ等を取り、上司の手間を増やさないように心がけています。

また職場の雰囲気を作るのも秘書の仕事だと思いますのでできるだけ笑顔で対応するようにしています。

ワンポイント!同じ業種への転職だと新しい職場に適応しやすい!

転職は実際に動き始めるまでがなかなか大変だと思いますが、自分で何を今後やりたいかを明確にもっていれば軸がぶれることなく、適切な情報を選択することができると思います。

それまでの仕事と同じような形態の仕事に転職するのは、新しい職場独自のルールさえ分かってしまえば特に大変なことはなく、おすすめだと思います。

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