【ハローワークの職員は丁寧】商社の事務から建築会社の事務へ転職した女性の体験談

前職ではどのような業務を担当されていましたか？

商社の営業事務兼一般事務

営業の方の補佐として、受注作業、請求書発行、見積もり依頼を主に担当していました。

専用のシステムを使い、お客様から発注のあった機材などをそれぞれの自社の仕入れ先に発注をかけ、その後の値段交渉も行っていました。

毎月、客先によって違う締め日に請求書を発行しました。金額の確認等は営業が行い、その後の郵送を私が行いました。

その他に金額を知りたいという客先に対して、仕入れ先に見積もり依頼を行い、掛け率を営業に確認したのち客先に伝える等行っていました。

その他の業務として、電話応対やお茶出し、会議室のセッティング、ファイルやコピー用紙など事務用品の発注を行っていました。

転職後はどのような業務を担当されていましたか？

建築会社の一般事務、雑務

施工報告書の作成、施工の依頼受付と日程調整、特定の客先の請求書発行、その他来客応対等を行っていました。

施工報告書とは、現場担当の方が施工を行った出たデータを、一冊の報告書にまとめます。専用のフォーマットを使用し、データを入力していきます。

数値を入力するだけで自動的にグラフになり計算もしてくれるので、担当の方が記入した数値をシステムに入力していくだけで完成します。完成後は担当のチェックを経て、客先に郵送します。

その他客先に施工を依頼された際に営業に確認を取り、施工の日程を決めて連絡をします。自分が担当している客先に対しては、報告書作成後の請求書発行まで自身で行います。

どうして建築会社の一般事務へ転職をしようと決断したのですか？

前職はとても居心地のいい職場でした。

しかし、とても手が付けられないほどの仕事量を少ない人数で回し、当然業務内の時間で終わるはずもなく残業になるわけですが、残業代は払われませんでした。残業は申告制だったのですが、上司には「業務内に終わらせようと努力しないのが悪い」と言われ、申請は通りません。

しかし全て当日中に終わらせないといけない業務だったため、仕方なく残業代なしで21時ごろまで残業する日が続きました。身体も疲れてしまい、手当もなかったので転職することに決めました。

転職を成功させた3ステップはどんなものでしたか？

真面目すぎる受け答えはつまらない！女は愛嬌！口角上げて笑顔あふれる空間を作り出せ！

まず、ハローワークに出向きました。地元で仕事がしたいという思いが強かったため、ほとんどの求人が地元での仕事であるハローワークで探そうと思ったためです。

ハローワーク内の審査があったようでその審査が通り、転職先に面接に行くことになりました。その前にその会社のことをインターネットで徹底的に調べました。

事業内容はもちろん、会社の従業員の数や事業所の場所や社長のインタビューを見てそこで疑問に思ったことを面接でぶつけてみようと思いメモを取っていました。

面接当日はお化粧を控えめに常に口角を上げて笑顔でいるよう心掛け、歩き方や座り姿勢も上品に見えるよう心がけました。「質問ありますか？」という問いにたくさん質問をして、とても御社に興味があるんだと思ってもらえるように質問はたくさん用意していきました。

【転職ステップ1】 まずはハローワーク！

ハローワークで探しました。ハローワークに行く際も、真剣だという印象を持ってもらいたかったので、きちんとお化粧をし、きちんとした服装で行き、担当してくれた方の話も真剣に聞きました。

こちらの姿勢によって担当の方も協力的になってくれ、面接で気を付ける点等を真剣に教えてくださいました。応募はハローワークからでしたが、その会社が他に求人を出していないか探し、1件見つけたため、ハローワークになかった「どういう人材を求めているか」の点をそこで確認しました。

【転職ステップ2】 情報収集！面接ではたくさん質問！

とにかくその会社をインターネットで検索し、その会社の情報を勉強しました。会社の歴史やどういうことに力を入れてやっているのか、社長はどういう方でどんな思いを持っているのか。いろいろなサイトを見てわかるだけの情報をすべて見て勉強し、記憶しました。

それから、面接に必ずある「何か質問はありますか？」という質問。私はこの質問が面接で一番大切だと思っています。そこでこの会社に対してどれだけ興味を持っているか関心があるかがわかるためです。ですので質問をたくさん用意しました。

【転職ステップ3】 等身大の自分を！身だしなみにも注意しよう！

面接を受ける会社への質問をたくさん用意し、それをぶつけました。1つ1つ丁寧に答えてくれ、それを真剣に聞きました。

大変重要になる見た目ですが、スーツのしわがないかチェックし、ヒールのかかともすれていないことをチェック。上品なメイクを心掛け、常に笑顔でいるよう意識しました。女性にしか出せないやわらかい雰囲気を出せるよう、緊張はしていましたができる限りニコニコと、笑顔で受け答えしたまに冗談を加えたりして和やかな雰囲気を作れるよう努力しました。

今まで何人もの人材を見てきた面接官です。きっと嘘の自分はすぐに見抜かれます。わたしは等身大の自分を見せるようにしました。

建築会社の一般事務へ転職して何か変わりましたか？

お給料に見合った仕事内容で、今までできなかったアフターファイブというものができるようになり、仕事もプライベートも充実させることができました。プライベートの時間がしっかり持てることで、また仕事を頑張ろうという気持ちになりました。

以前も事務職をしていたため、内容は違えど電話応対も慣れているためスムーズになじむことができたかなと思います。仕事をしっかりやっていれば周りの人は見てくれますし、一度職場を辞めている人というレッテルは全くありません。転職して本当に良かったです。

まとめ

これから転職を目指す方へ

とにかく自分を大きく見せないことがポイントだと思います。

みなさん自分を過剰に見せてしまいがちですが、毎年新入社員や中途社員をたくさん見てきている面接官にはすべてお見通しだと思った方がいいです。

それよりも今の自分を正直に見てもらい、その中で必死にがんばるという姿勢を見せることが大切です。その方が、入社後の仕事もしやすいかと思います。できないことをできるなどという嘘は絶対にやめた方がいいです。入社後自分が大変な思いをすることになります。

秘書検定はあると良い！

秘書検定は持っていた方がいいと思います。持っていて損はないですし、事務職をするにあたって秘書検定をもっていると採用されやすいです

。電話応対やお茶出しなどの雑務なども、大切な来客にはとても重要な仕事です。秘書検定にはそれらに対する勉強がきっちりできます。持っていた方がいいかと思います。女性の立ち振る舞いなども勉強できます。